Помните когда вы последний раз ели вкусный гранат? Наверно, перед тем как почувствовать его сладкий и слегка терпкий вкус вы его мучительно вскрывали — то там надрежете, то там плёнку удалите, то раздавите «кровавыми» и липкими руками зёрна, которые отомстят вам брызгами [в глаз]…

Возьмите за аналогию какой-либо сложный бизнес-процесс на вашем предприятии, где задействованы несколько сотрудников из разных подразделений. В каждом свои идолы и правила.  Для примера возьмём составление и утверждение ежегодного бизнес-плана. Перед тем как выйти с ним на совет директоров, необходимо получить данные у отдела продаж, преобразовать в отделе экономистов (например, убрать внутригрупповые продажи, перепроверить управленческую себестоимость), в отделе маркетинга получить прогнозы, коэффициенты сезонности, согласовать производственные мощности в производственном отделе и т.д. Я уверен, что в большинстве предприятий эти процессы сопоставимы со вскрытием граната, где много энергии уходит из-за отсутствия порядка действий.

Да, составить бизнес-план это сложный процесс, где требуется много ручных действий, чтобы подогнать цифры угодные совету, но я скажу с большой долей вероятностей, что у вас такой же хаос творится на предприятиях при обычных ежедневных продажах — согласовать цену, рассчитать себестоимость, установить маржу, выставить счет, зафиксировать оплату, отгрузить.

Куча ошибок, но виновный, конечно, тот, кто ниже по должности. Директор всегда имеет право сказать «я тебе говорил иначе» [ даже если и не говорил]. Но вся соль не в отношений «Взрослый»-«Ребёнок» (трансакционный анализ, Эрик Берн), а в снижении общей эффективности предприятия.

Внимание! Оказывается есть порядок действий вскрытия граната с минимальными потерями. Проверял на собственном опыте — результат удивил.

(фото с просторов www)

Итак, для достижения эффективного процесса нам потребуется 2 шага:

1. Знать порядок действия
2. Автоматизировать порядок действий [ограничить трату энергии на пустоту]

Знать порядок действий

а. Составить в виде текстового наброска (реальный пример заказчика):

б. Воспользоваться одной из нотацией BPMN, EPC, IDEF0, 1С, ГОСТ 19… По ней требуется описать движение бизнес-процессов, возникновения документов, обработка расчетов и т.д. В своей практике я чаще использую свою нотацию, модифицированную как под информационные, так и под материальные потоки, со своеобразным (удобным, на мой взгляд) размещением дополнительных реквизитов (информационной базы, ответственных сотрудников, цветовой ориентации по категориям). Она выглядит так:

Автоматизировать порядок действий

На примере первого варианта а. (тезисы в текстовом формате) строю бизнес-процесс в программе. Выбор программного средства за вами, но я за 1С! Конфигурация не имеет сильного значения — можно делать с нуля или воспользоваться существующей базой. Несложными действиями описанный в набросках процесс превращается в установленный автоматизированный порядок действий, где подкрепляется логикой, ограничениями (по должностям/подразделениям, срокам), функциональностью.

Стартовавший бизнес-процесс при достижении очередного пункта создаёт задачу требуемому исполнителю. Не надо писать письма, просить, устанавливать сроки, прикреплять предмет согласования. Всё это делается автоматизировано с экономией ваших ресурсов и времени. Например, так выглядит задача «Дизайнера» описанного примера.

При входе «Дизайнером» в программу перед ним будет список задач к выполнению, а в самой задаче мы имеем все необходимые параметры и функции для быстрой работы — сроки выполнения, предмет согласования, требуемые функции (Печать заказа, загрузить файл), информативные поля (Автор, Важность, Состояние и пр.).

ИТОГО:

• Невозможно случайно или специально «забыть» поставить задачу. 
• Нет аргументов «Вы мне не говорили это делать!».
• Повышается оперативность взаимодействия сотрудников/подразделений. Программа формирует задачу сразу, а не «после обеда».
• Используется общение между исполнителями непосредственно в бизнес-процессе.
• Ускоряется бизнес-процесс в целом, поскольку в каждой форме существуют все необходимые команды для её выполнения. Искать в программе нужные кнопки не требуется.