Общее описание процесса

Производственное предприятие. Технологический отдел производит расчет параметров выпускаемой продукции. Работы проходят в файле таблиц Excel, где он исполняет роль сложного калькулятора, а полученные расчеты необходимы для копирования в текстовый файл Word. Результат расчета - бумажный документ - передают в планово-диспетчерскую службу, которая на основании его создаёт сопроводительный паспорт и бирки на полуфабрикат.

Блок-схема процесса представлен ниже, где:

• переход между колонками является передачей информации между исполнителями бизнес-процесса;
• красным цветом выделены особенности данной проблематики;

Форма "калькулятора" (Excel). Начало.

Форма "калькулятора" (Excel). Окончание.

Рабочий процесс сотрудника технологического отдела.

Рабочий процесс сотрудника ПДО.

Конечный результат бизнес-процесса.

Выявленные неоптимальности:

1. Происходит потеря информации при смене носителя (переход от "цифры" к бумаге), тем самым получателю документа требуется повторно провести работы по электронизации документа. Следовательно, над одной и той же информации трудится 2 и более сотрудника. Лишние затраты фонда оплаты труда.
2. Бумага требует закупки и доставки; принтер - наличия и обслуживания. 
3. Требуются затраты на дополнительные лицензии офисных программ (в нашем примере MS Office) 
4. Отсутствие базы данных для аналитики: производительность сотрудников, время выполнения расчета, количество расчетов и др. 

Начинаем "психоанализ" бизнес-процесса с вопросами "почему", "как" и "зачем".

1. Зачем необходим промежуточный бумажный документ?
2. Зачем лишняя процедура передачи информации между подразделениями и как её убрать?
3. ...

Результат оптимизации

 Результат аналитических работ и технической реализации позволил в программе 1С создать новый документ следующего вида:

Он производит все расчеты и сохраняется в базе данных [1С УПП], сразу доступен другому подразделению, сотрудники которых могут распечатать необходимые производственные документы для рабочих в цехе.

В итоге, оптимизация процесса заключалась в устранении лишних действий сотрудников и коммуникаций между подразделениями, в автоматизации процесса расчета и печати конечного документа в учётной производственной системе, что позволило:

• сократить время подготовки документа более чем 2 раза (личное наблюдение)
• сократить количество печатаемых документов на 1/3