Допустим, вам требуется запустить небольшую информационную систему на предприятии. Комплексный стартовый поход нам хорошо понятен, но сейчас перед вами список разноплановых задач и встаёт вопрос: писать одно техническое задание или несколько? 

• Не писать ТЗ отпадает сразу - так профессионалы не работают.
• Мы с вами технические люди и понимаем, как за простыми вещами скрываются маркетинговые уловки. Я про зловония популизма Scrum. Отсекайте их при первом появлении.

Техническое задание позволяет:

Усреднить точки зрения сторон

Обтачиваются желания заказчика и исполнителя, но и интересы подразделений заказчика. Если приступить к выполнению сразу, то каждый руководитель будет убеждёт, что его проблемы будут устранены проектом. 

Но тот, кто согласовывал технические задания понимают, что начинаются битвы между руководителями отделов с эпизодами: "Нам это не надо", "Мы делать это не будем", "У нас все сотрудники и так работают до 22. Когда им?",...

Максимально проработать проблему

Озвученные слова каждым мозгом интерпретируются по-разному. Кто-то, в процессе обсуждения, видит проект как картину Сальвадора Дали, а кто-то Иван Иваныча Шишкина. Саботажники сразу представляют "Чёрный квадрат" Казимира Малевача.

После перенос слов на бумагу появляются аргументированные вопросы, вспоминания о недосказанном, новые желания.

Определить скорость движения проекта

Важно определить уровень коммуникации клиента в самом начале работ. Если вы отправили график встреч (или другой "левый" документ) клиенту на согласование, но его согласовывали долго, то вы учитываете эти тормоза в план-графике работ. Есть практика когда стоимость работ моего участия увеличивается в 1,6-2 раза только по причине длительного согласования. У этого манёвра есть достойные аргументы - вам потребуется 5 встреч вместо 3, 10 звонков вместо 5.

Определиться заказчику в необходимости

Вы: 

- Докажите, что оно вам надо!

Да, мне нужны ваши деньги, но только в том случае, если мы обоюдно достигнем успеха. Иначе мне обидно за энергию, потраченную на нагрев пустоты. Чтобы запустить программу 1С на предприятии требуется не только желание и деньги, но трудоемкие действия. Заказчик должен привести доводы, аргументированно ответить на много вопросов "Зачем?". Если у вас не получилось отговорить клиента - это хорошо - он понимает свои желания и предстоящие трудности.

Сущность технического задания

Возможно, окончательное ТЗ не все прочитают, но в нём собраны труды неоднократных встреч, обсуждений и осознаний, изложенных в текстовом виде. Без ТЗ такого качества проработки вопроса не будет.

Одно ТЗ или несколько? 

Вопросы бизнес-анализа.

1. Автоматизируемая деятельность является сквозным бизнес-процессом и влияет на соседние процессы? 
2. Какое количество ЛПР и ответственных в принимаемой задачи? Можно ли агрегировать решаемые задачи по ЛПР?
3. Возможно ли завершение автоматизации по ТЗ (в том числе, получение оплаты за выполненную работу исполнителю) без завершения комплексного ТЗ?
4. Насколько длительная процедура согласования договоров и оплат у Заказчика?
5. Итерационный подход (по частям) не искажает конечный результат? И др.

Если можно распараллелить комплексную задачу без ущерба потери данных, то лучше это сделать. При этом у вас должно быть достаточно ресурсов на одновременные аналитические работы. Не должно возникнуть встречное требование по сложности согласования договора и других юридических документов, в том числе, оплат по достижению частичного результата. Для крупной организации легче согласовать один раз большую сумму, чем периодические оплаты.

Если решаемая задача является сквозным бизнес-процессом (затрагивающим несколько подразделений), то лучше идти последовательно. Например, оформление заказа (менеджер) - оплата счета (финансист) - резервирование (менеджер) - доставка (логистик). Распутать сложные процессы иногда непросто, поэтому их лучше включать в одно ТЗ. В данном случае входящие/исходящие данные подразделений останутся в одном поле зрения.

Если в процессе обследования появляется большой подпроцесс со своей инфраструктурой (Ниже пример "Интеграция 1С-Сайт") и ЛПРом (Начальник ОИТ), то его можно выделить в отдельное ТЗ. Например, в выше приведённой цепочке для менеджера появляется новый поток и требуется реализовать нестандартный обмен 1С с сайтом для появления документов "Заказ клиента" в 1С. 

Пример технического задания 1с на интеграцию с сайтом. Отельное ТЗ от комплексной задачи.

ТЗ отличается небольшим объёмом, что позволяет оперативно реализовать функциональный блок. Чем быстрее вы выполняете проекты, тем выше их маржинальность, а для заказчика быстрее появляется новое средство.

Покажу самую ценную часть Технического задания - оглавление, в котором указаны технические работы на Интеграцию 1С-Сайт. Юридические детали остались в основном ТЗ, но здесь обязательно указаны "Ограничения проекта". Планово-финансовые показатели расположены в Приложении.

Пример блок-схемы.

Конфиденциальные данные не позволяют демонстрировать всё задание, но должен заверить, что оно очень качественное, как и основное, как и все работы Инженерии. От того, что мы разрабатываем ТЗ на часть работ ни в коей мере не снижает качество. Но это даёт дополнительные манёвры:

• Отвязаться от согласования с косвенными лицами - с теми, кто не участвует в данном бизнес-процессе. Выше скорость сдачи работ.
• Минимизировать кредиторскую задолженность. Вы быстрее подписываете акт выполненных работ и списываете аванс.